閩交院財(cái)〔2020〕3號
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國家檔案局令第79號）等有關(guān)法律和行政法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于學(xué)校及學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)檔案管理。
第三條 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處和檔案室共同管理，檔案室對全校的會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案室前）等工作。檔案室負(fù)責(zé)移交至檔案室的會(huì)計(jì)檔案的存放、利用等工作。學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案館之前）等工作。學(xué)校辦公室、圖書館和財(cái)務(wù)處共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。
第四條 會(huì)計(jì)檔案是學(xué)校各單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映。學(xué)校必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理；學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位，應(yīng)當(dāng)明確會(huì)計(jì)檔案管理的負(fù)責(zé)人；出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第二章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍
第五條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；
（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬薄；
（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（含會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明）及其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；
（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書以及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料（包括在職職工工資發(fā)放清冊、離退休職工工資發(fā)放清冊等）。
第七條 會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段。
第八條 學(xué)校內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：
（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的索引關(guān)系；
（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；
（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 學(xué)校從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，且同時(shí)滿足本辦法第八條規(guī)定條件，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第三章 會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔與移交
第十條 財(cái)務(wù)處和檔案室共同制定學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的立卷統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：
（一）統(tǒng)一訂制學(xué)校紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的封面和裝訂材料，并明確學(xué)校紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷要求；
（二）制定學(xué)校電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)規(guī)則，確保電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在名稱、內(nèi)容上相一致。
第十一條 財(cái)務(wù)處、學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位的財(cái)會(huì)人員是會(huì)計(jì)檔案的立卷人，應(yīng)當(dāng)對本單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案按照本辦法及時(shí)進(jìn)行整理、裝訂、立卷和歸檔：
（一）財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)按照嚴(yán)格、合理、科學(xué)的會(huì)計(jì)憑證傳遞程序，健全各類賬簿的記錄和保管要求，統(tǒng)一各類財(cái)務(wù)報(bào)告的格式和編報(bào)時(shí)間，保證會(huì)計(jì)檔案的完整、及時(shí)、規(guī)范。
（二）各類會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行整理和裝訂，防止憑證的散亂和遺失。記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證，按照編號順序梳理整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應(yīng)當(dāng)填列的內(nèi)容。
（三）對各類會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)當(dāng)按月結(jié)賬，按年度作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔保管。會(huì)計(jì)賬簿封面上應(yīng)當(dāng)載明賬簿名稱、所屬會(huì)計(jì)年度、記賬或管理人員、賬簿啟用和起止日期，并加蓋財(cái)務(wù)專用章和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）的簽章。
（四）對各類財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)當(dāng)分財(cái)務(wù)報(bào)告的性質(zhì)按照月、季、年度歸檔保存。作為會(huì)計(jì)檔案的各類財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章，單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及填報(bào)或者編制人應(yīng)當(dāng)在報(bào)告上簽章。
第十二條 學(xué)校當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由財(cái)務(wù)處臨時(shí)保管二年，再移交至檔案室保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案室同意，臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,以及本管理辦法規(guī)定。
第十三條 移交工作由財(cái)務(wù)處和檔案室指定專人辦理手續(xù)。財(cái)務(wù)處移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和應(yīng)保管年限等內(nèi)容。學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位和檔案室之間移交會(huì)計(jì)檔案由雙方指派人員辦理，移交工作接受財(cái)務(wù)處的監(jiān)督。
第十四條 移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項(xiàng)交接：
（一）移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保持原卷的封裝，電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；
（二）檔案室接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行檢查，接受電子檔案時(shí)還應(yīng)當(dāng)檢查其可用性和安全性，符合要求的才能接收；
（三）交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十五條 校內(nèi)二級獨(dú)立核算單位撤銷時(shí)，其撤銷前形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交至檔案室。
第四章 會(huì)計(jì)檔案利用
第十六條 會(huì)計(jì)檔案的查閱須履行相應(yīng)審批手續(xù)：校內(nèi)外單位或個(gè)人查閱會(huì)計(jì)檔案需履行登記手續(xù)，詳細(xì)登記查閱的時(shí)間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人等信息后，方可查閱或復(fù)制。不得查閱與本單位或個(gè)人業(yè)務(wù)工作無關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
（一）校內(nèi)人員查閱檔案，需持《福建船政交通職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案利用申請表》（附表2）及個(gè)人身份證或工作牌辦理。
（二）校外人員查閱檔案，需持單位介紹信和查閱申請，經(jīng)財(cái)務(wù)處部門主管簽字同意后方可登記查閱。
第十七條 屬于正常業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案查閱或復(fù)制，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的查閱數(shù)量，具體審批權(quán)限如下：
（一）查閱量＜10筆的，由財(cái)務(wù)處部門主管審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)；
（二）10筆≤查閱量＜30筆的，由財(cái)務(wù)處部門主管審簽，分管財(cái)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)；
（三）查閱量≥30筆的，由財(cái)務(wù)處部門主管審簽，分管財(cái)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)。
第十八條 會(huì)計(jì)檔案原則上不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，已移交檔案室的，需財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人審簽，報(bào)分管檔案的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理借閱登記，詳細(xì)登記借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人、批準(zhǔn)人、借閱檔案編號及內(nèi)容、借閱用途、復(fù)印情況等。未移交檔案室的，需財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人審簽，報(bào)分管財(cái)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批，方可辦理借出手續(xù)，并限期歸還。
第十九條 會(huì)計(jì)檔案查閱人在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制和借出過程中，應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用，嚴(yán)禁篡改和損壞會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)禁涂改、拆裝、抽換會(huì)計(jì)檔案。
第二十條 電子檔案查詢由財(cái)務(wù)處根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置查詢賬號權(quán)限，確保本人賬號對應(yīng)查詢本人項(xiàng)目，確保電子檔案的隱私性和保密性。
第二十一條 會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整、及時(shí)歸還。
第五章 會(huì)計(jì)檔案保管與銷毀
第二十二條 財(cái)務(wù)處、檔案室和其他會(huì)計(jì)檔案保管單位，應(yīng)當(dāng)指派專人管理會(huì)計(jì)檔案，提供合適的會(huì)計(jì)檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電子檔案要采取必要措施防止數(shù)據(jù)損毀或遺失。
第二十三條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限規(guī)定如下：
（一）會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起；
（二）電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限一致；
（三）各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照本辦法附表所列執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
（四）單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十四條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。
第二十五條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作由學(xué)校辦公室牽頭，組織學(xué)校圖書館、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門共同進(jìn)行。
第二十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
（一）由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)處編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容；
（二）主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人、圖書館負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案室經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)處經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）檔案室負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與財(cái)務(wù)處共同派人監(jiān)銷。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由辦公室、圖書館、財(cái)務(wù)處、科技網(wǎng)絡(luò)信息中心管理人員監(jiān)銷；
（四）監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
銷毀學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位會(huì)計(jì)檔案的，其單位還應(yīng)當(dāng)指定專人全程參與，二級單位負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人應(yīng)當(dāng)按要求簽署意見。
第二十七條 保存期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保存至未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第六章 附則
第二十八條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由相關(guān)部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十九條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第三十條 本辦法由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。國家及省廳的有關(guān)規(guī)定在本辦法中未涉及的，按國家及省廳的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
